Adatkezelési tájékoztató

A jelen tájékoztató a VBT Doc mobilalkalmazás (a továbbiakban: „Alkalmazás") és a hozzá tartozó ügyfélkezelő rendszer használata során megvalósuló adatkezelési gyakorlatot ismerteti, összhangban az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendeletével (GDPR) és az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvénnyel (Infotv.).

1. Az adatkezelő

2. A szakmai adatok tárolása - offline-first működés

Az Alkalmazás offline-first működésű. A jegyzőkönyvekhez kapcsolódó valamennyi szakmai adat – ideértve a megrendelő adatait, helyszíni információkat, mérési adatokat, helyszíni fotókat, kapcsolattartói adatokat és egyéb dokumentumokat – a felhasználó eszközén, lokális adatbázisban kerül tárolásra.

Az adatkezelő ezekhez az adatokhoz nem fér hozzá: a szakmai adattartalom nem kerül fel az adatkezelő szervereire. Kivételt kizárólag az alábbi, a felhasználó által kezdeményezett esetek jelentenek: a felhőmentés (5. pont), amely a felhasználó saját tárhelyére másol, valamint az adatmigráció (6. pont), amely a felhasználó korábbi rendszeréből származó, kifejezett kérésre előkészített adatcsomagot juttat az eszközre.

3. A szolgáltatás működtetéséhez kezelt adatok

Az Alkalmazás használata előfizetéshez kötött. A szerződés teljesítése és a licenckezelés érdekében az alábbi adatok kerülnek kezelésre az adatkezelő ügyfélkezelő rendszerében:

A jelszavak kizárólag titkosított (hash) formában kerülnek tárolásra; nyers jelszót az adatkezelő nem ismer és nem rögzít.

4. Kamera- és fájlhozzáférés

Az Alkalmazás az alábbi eszközfunkciókhoz kérhet hozzáférési engedélyt: kamera, képgaléria és fájlrendszer. Ezek az engedélyek kizárólag a következőkhöz szükségesek:

• a jegyzőkönyvekhez kapcsolódó fotódokumentáció készítése,
• az aláírás, a bélyegző és a bizonyítványok feltöltése,
• a műszerekhez kapcsolódó dokumentumok kezelése,
• külső dokumentumok (pl. a mérőműszer által kiadott jegyzőkönyv) csatolása a dokumentumokhoz,
• valamint a jegyzőkönyvek PDF és Excel formátumú mentése és megosztása.

Az így készült vagy kiválasztott fájlok az eszközön, az Alkalmazás saját tárhelyén maradnak; az adatkezelő ezekhez nem fér hozzá.

5. Felhőmentés a felhasználó saját tárhelyére - Google-felhasználói adatok kezelése

Az Alkalmazás - bizonyos előfizetési csomagok részeként - lehetőséget ad az adatok mentésére a felhasználó saját felhőtárhelyére. Jelenleg a Google Drive támogatott; további szolgáltatók bevezetése tervezett. A funkció használata opcionális, minden esetben a felhasználó indítja el.

Milyen Google-jogosultságot kérünk és miért?

Hogyan kezeljük a Google-felhasználói adatokat?

• A mentés tartalma (adatbázis és képek tömörítve) közvetlenül a felhasználó saját Drive-tárhelyére kerül. Az adat nem halad át az adatkezelő szerverein, és ott nem kerül tárolásra.
• A Google-fiókhoz tartozó hozzáférési kulcsok (tokenek) kizárólag a felhasználó eszközén tárolódnak; azokat az adatkezelő nem ismeri meg és nem továbbítja.
• Az Alkalmazás a Google-tól kapott felhasználói adatokat kizárólag a mentés és a visszaállítás funkciók működtetésére használja. Ezeket az adatokat nem adjuk át harmadik félnek, nem használjuk hirdetési célra, és nem használjuk fel modellek betanítására.
• A felhasználó a fiókkapcsolatot bármikor megszüntetheti az Alkalmazásban („Fiók leválasztása"), illetve a hozzáférést visszavonhatja a Google-fiókja beállításaiban (myaccount.google.com/permissions). A leválasztás után az eszközön tárolt tokenek törlődnek.
• A mentésfájlok a felhasználó tárhelyén maradnak, azokat bármikor törölheti az Alkalmazásból vagy a Google Drive felületén.

A sikeres mentésről az Alkalmazás - támogatási és ügyfélszolgálati célból - kizárólag metaadatot jelez az adatkezelő rendszerének: a mentés időpontját, fájlnevét és méretét. A mentés tartalma ezzel nem kerül továbbításra.

A Google Drive szolgáltatást a felhasználó a saját szerződése alapján veszi igénybe (szolgáltató: Google Ireland Ltd.); a náluk tárolt adatok kezelésére az ő feltételeik is irányadók.

6. Adatmigráció korábbi rendszerből

A felhasználó kifejezett kérésére az adatkezelő átveheti a korábbi rendszerében tárolt adatokat, és azokból adatcsomagot készít, amelyet az Alkalmazás letölt az eszközre. Ilyenkor a szakmai adatok átmenetileg az adatkezelő szerverén tárolódnak.

Erre az esetre: a csomag kizárólag az érintett szervezet számára, azonosított kapcsolaton keresztül érhető el; az adatkezelő a csomagot a sikeres betöltést követően törli, illetve a felhasználó bármikor kérheti annak törlését. Az átvétel és a betöltés ténye a naplóban rögzül.

7. Hibabejelentés és visszajelzés

Az Alkalmazásban küldött hibabejelentések és visszajelzések - a rájuk adott válaszokkal együtt - az adatkezelő ügyfélkezelő rendszerében tárolódnak, hogy a bejelentés utólag is visszakereshető és megválaszolható legyen.

A bejelentés tartalmazza a felhasználó által megadott szöveget, a bejelentő felhasználónevét és szervezetét. Hibabejelentésnél az Alkalmazás - a felhasználó választása szerint, bármikor kikapcsolhatóan - technikai adatokat is csatol: alkalmazás-verzió, eszköztípus, operációs rendszer, időpont. A bejelentésbe a felhasználó által beírt szövegen túl szakmai adattartalom nem kerül automatikusan.

8. Adatfeldolgozók

Az adatkezelő az alábbi közreműködőket veszi igénybe:

• tárhelyszolgáltató - az ügyfélkezelő rendszer és a weboldal üzemeltetéséhez (Európai Unión belüli adatközpont),
• levelezési szolgáltató - az értesítő e-mailek kézbesítéséhez.

A felhőmentés esetén a felhasználó által választott felhőszolgáltató nem az adatkezelő adatfeldolgozója: a felhasználó saját tárhelyéről és saját szerződéséről van szó.

9. Adatbiztonság

Az adatkezelő a kezelt adatok védelme érdekében az alábbi intézkedéseket alkalmazza: titkosított (HTTPS) kapcsolat az Alkalmazás és a szerver között, azonosítóhoz kötött hozzáférés, a jelszavak egyirányú titkosítása, a licenckulcsok titkosított tárolása, kétlépcsős azonosítás az adminisztrációs felületen, valamint a fontos műveletek naplózása.

Mivel a szakmai adatok elsődlegesen az eszközön tárolódnak, az eszköz elvesztése, meghibásodása vagy gyári visszaállítása esetén ezek az adatok elveszhetnek. A rendszeres biztonsági mentés a felhasználó felelőssége; ehhez az Alkalmazás exportálási és felhőmentési funkciót biztosít.

10. Az érintett jogai

A GDPR és az Infotv. alapján a felhasználó jogosult:

• hozzáférni a tárolt személyes adataihoz,
• kérni az adatok helyesbítését,
• kérni az adatok törlését (az „elfeledtetéshez való jog"),
• kérni az adatkezelés korlátozását,
• tiltakozni az adatkezelés ellen,
• valamint élni az adathordozhatósághoz való jogával - az Alkalmazás beépített exportálási funkciója ezt közvetlenül is támogatja.

A fenti jogok gyakorlásához a felhasználó a support@vbtdoc.hu e-mail címen fordulhat az adatkezelőhöz. Az adatkezelő a megkeresésekre 30 napon belül válaszol.

11. Adatmegőrzés

A fiókhoz és előfizetéshez kapcsolódó adatok az előfizetés fennállásáig, illetve a szerződés megszűnését követően a jogszabályi (különösen számviteli) előírások szerinti ideig kerülnek megőrzésre. A hibabejelentések és a hozzájuk tartozó levelezés a bejelentés lezárását követően legfeljebb 3 évig, a naplóbejegyzések legfeljebb 2 évig kerülnek megőrzésre. Az eszközön, illetve a felhasználó saját felhőtárhelyén tárolt adatok megőrzési idejéről a felhasználó dönt.

12. Jogorvoslat

Az érintett az adatkezelési gyakorlattal kapcsolatos panaszával a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH) fordulhat, illetve bírósághoz is:

13. A tájékoztató módosítása

Az adatkezelő fenntartja a jogot a jelen tájékoztató módosítására, különösen új funkciók bevezetése esetén. A módosításról a felhasználók az Alkalmazáson keresztül értesülnek; a mindenkor hatályos tájékoztató az Alkalmazásban és ezen az oldalon érhető el.